Як підготувати документи до знищення і скласти акт

1. КУДИ «ЙДУТЬ» ДОКУМЕНТИ ПІСЛЯ ЗАКРИТТЯ діловодного року?
2. ЯК ПРАЦЮЄ ЕК І ЯКИМИ НПА керівництва?

КУДИ «ЙДУТЬ» ДОКУМЕНТИ ПІСЛЯ ЗАКРИТТЯ діловодного року?

З початком нового року всі державні установи, підприємства, організації великого, середнього і малого бізнесу і, відповідно, індивідуальні підприємці закривають старий і відкривають новий діловодний рік.

На стику двох років потрібно зробити наступне:

• закрити завершення діловодством справи за 2017 рік;

• затвердити нову номенклатуру справ (або продовжити, якщо немає змін, номенклатуру за 2017 рік);

• завести нові папки-реєстратори (типу «корона») для документів. Корінці папок слід оформити відповідно до заголовків, зазначеними в номенклатурі справ. Це необхідно для чіткої систематизації нових документів, їх зберігання та оперативного використання в поточному, 2018 році;

• завести нові журнали реєстрації вхідної / вихідної кореспонденції, наказів, рахунків-фактур, договорів і т.д. і оновити нумерацію.

І, зрозуміло, забезпечити збереження документів, закритих діловодством.

Звідси виникає питання: куди «йдуть» папки з документами після закриття діловодного року?

• Якщо організація не створила архів, вона все одно зобов'язана забезпечити зберігання і збереження документів до закінчення термінів їх зберігання. Тому справи, закриті в діловодстві, залишаються на зберіганні в структурних підрозділах.

• Якщо в організації створений архів, то туди передаються справи постійного терміну зберігання, з особового складу та тривалого (понад 10 років) терміну зберігання. Зазвичай справи в архів передаються не раніше ніж через один рік і не пізніше ніж через три роки після завершення справ у діловодстві. Документи зі строком зберігання менше 10 років зберігаються в структурних підрозділах.

• Документи з простроченим терміном зберігання виділяються до знищення. Структурні підрозділи організації, архів організації, приватні підприємці проводять експертизу цінності документів з метою уточнення термінів зберігання документів. Документи постійного терміну зберігання та з особового складу, а також документи, терміни зберігання яких не закінчилися, продовжують зберігатися в організації. На документи з простроченим терміном зберігання складається акт про виділення до знищення документів.

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ЗНИЩЕННЯ «НЕ ТОГО» ДОКУМЕНТА

До 300 000 рублів! Саме такий штраф сплатить юридична особа, якщо за запитом будь-якого контролюючого органу не зможе пред'явити запитуваний документ через його втрати або знищення (ст. 13.25 Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення).

Тому потрібно точно знати, які документи і коли можна знищувати. Просто так опустити документи в шредер або спалити в залізній бочці не можна.

Знищення документів - процедура, що вимагає серйозного ставлення. І в першу чергу створення комісії, яка проведе експертизу цінності документів, виділених на знищення.

ЯК ПРАЦЮЄ ЕК І ЯКИМИ НПА керівництва?

У великих організаціях до складу експертної комісії (ЕК), як правило, включають непарна кількість працівників - від трьох до семи чоловік (це пов'язано з голосуванням на засіданнях).

Бажано, щоб до складу комісії увійшли фахівці всіх основних структурних підрозділів: архіву організації, служби ДОУ, відділу кадрів, бухгалтерії, юридичної служби, цехів (якщо такі є).

Якщо організація є джерелом комплектування державного, муніципального архіву, до складу ЕК необхідно включити представника (куратора) державного, муніципального або відомчого архіву.

У невеликій організації і склад комісії буде невеликий. Як варіант - діловод (секретар), головний бухгалтер, кадровик і, можливо, юрист. За відсутності архіву і архівіста, як правило, діловод готує і відбирає документи до знищення, погоджуючи всі питання з бухгалтером, кадровиком і юристом. Він же є секретарем ЕК, який оформляє протоколи засідань ЕК і складає акт на знищення документів.

Індивідуальний підприємець відбирає документи на знищення, складає акт і підписує його самостійно.

Виконати таку роботу також може організація, яка спеціалізується на архівної обробки документів.

При відборі документів на знищення ЕК керується такими нормативними правовими актами (НПА) і іншими документами:

• Федеральним законом від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (в ред. Від 18.06.2017, далі - Федеральний закон № 125-ФЗ);

• Федеральним законом від 02.03.2016 № 43-ФЗ «Про внесення змін до Федерального закону" Про архівну справу в Російській Федерації "» (прийнятий Державною Думою 17.02.2016, схвалений Радою Федерації 26.02.2016);

• Рішенням Верховного суду Російської Федерації від 04.02.2015 № АКПІ14-1405;

• Федеральним законом від 08.02.1998 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю» [1] (Ст. 50 «Зберігання документів товариства і надання суспільством інформації»);

• Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558 (в ред. Від 16.02.2016, далі - Перелік 2010);

• Переліку типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 31.07.2007 (в ред. Від 28.04.2011, далі - Перелік НТД);

• Положенням про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств (затверджено постановою ФКЦБ РФ від 16.07.2003 № 03-33 / пс);

• Правилами організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях, затвердженими наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526 (далі - Правила 2015);

• Відомчими і галузевими переліками документів міністерств, комітетів і підвідомчих їм установ, підприємств і організацій із зазначенням строків зберігання.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Знищувати документи до проведення експертизи цінності забороняється [2] .

[1] В ред. від 31.12.2017.

[2] Пункт 4.5 Правил 2015.

Н.С. Рудіна, генеральний директор, ресурс arhivdocument.ru