• Главная
    • /
  • Блог
    • /
  • Як написати запит в архів: зразок, підтвердження заробітної плати та трудового стажу, скачати форму

Як написати запит в архів: зразок, підтвердження заробітної плати та трудового стажу, скачати форму

  1. особливості складання
  2. Як правильно написати запит (зразок)
  3. генеалогічний
  4. Соціально-правовий
  5. Тематичний
  6. як подати
  7. Нормативна регламентація

У житті кожного може виникнути потреба звернення до архівних документів У житті кожного може виникнути потреба звернення до архівних документів. Громадяни пишуть запити в разі необхідності відновлення документів, відтворення історичних подій, встановлення спорідненості або наукові дослідження. Безсумнівним плюсом є повсюдне розвиток мережі архівів на території Російської Федерації. Поряд з Державними, у яких документальна база є найбагатшою, існують і приватні.

Необхідність подачі заяв обумовлено складним пристроєм архівів. Тисячі фондів, колекцій документів, фотоматеріалу та інших джерел ускладнюють пошук потрібної інформації. Тому слід якомога конкретніше описати запит. Чим більше вкажете відомих вам фактів, тим швидше співробітник відповість на запит.

Зміст статті

особливості складання

Архіви Росії діляться на типи:

  • державні;
  • муніципальні;
  • відомчі;
  • архіви організацій;
  • приватні.

Всі громадяни РФ можуть звернутися в будь-яку організацію за допомогою, головне знати, як правильно подати заяву.

Види запитів:

  • соціально-правовий - для роз'яснення фактів, необхідних при дотриманні прав і інтересів фізичних осіб або компаній. Відносяться запити фізичних та юридичних осіб, консульські (від іноземних громадян, службові);
  • генеалогічний - для роз'яснення та уточнення фактів біографії предків, з метою опису генеалогії роду, сім'ї;
  • тематичний - робиться з метою отримання документів за окремим фактом історії або життя людини. Такі запити характерні для дослідницької діяльності.

Для початку потрібно визначити, до якої з категорій підходить питання, в якому архіві може перебувати цікавить інформація.

Подати заяву можна: Подати заяву можна:

  • у реєстратора або в МФЦ (обов'язкова наявність паспорта);
  • листом по Пошті Росії;
  • електронним або через портал Державних послуг.

Сучасні технології та наявність Єдиного Державного порталу дозволяють відправляти заяви, не виходячи з дому, спрощуючи роботу з архівами міст Росії.

згідно Федеральним законом «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22.10.2004 N 125-ФЗ , Заява має бути зареєстрована в день його надходження. З дня реєстрації до отримання відповіді заявником може пройти 30 днів. В окремих випадках, якщо співробітникам не вистачило часу для формування відповідного листа, допускається продовження терміну після письмового сповіщення заявника.

Можливі ситуації помилкового напрямки, коли громадяни обрали невірний архів. Співробітники отримало лист мають право перенаправити запит за потрібною адресою, повідомивши про це заявника, вказавши назву організації в яку перенаправили запит і дату.

У письмовій відповіді на запит можуть міститися копії документів, переписаний текст (в тих випадках, коли копію зробити неможливо), виписки, укладення та архівні довідки.

Як правильно написати запит (зразок)

Форма написання заяви - вільна. Складається в дотриманні декількох правил:

  • в шапці - повна назва архіву та ПІБ директора, нижче - ПІБ, адреса з індексом і телефон заявника. Для складання запиту від організації - повна назва організації та телефон заявника. Нижче по центру - «Заява»;
  • в тексті докладно викласти суть питання з зазначенням всіх відомих дат, подій і фактів. Уточнити територіальні рамки. Писати по суті, без ліричних відступів, не пропускаючи те, що допоможе в пошуку необхідної інформації;
  • вказати з якою метою робиться запит;
  • адреса для направлення відповіді;
  • дата і підпис, у випадках заяви від організації потрібен друк.

генеалогічний

При складанні генеалогічного запиту, необхідно вказати повністю ПІБ людини, про якого хочете дізнатися, рік, місце народження і всю відому вам інформацію.

До Державного архіву Російської Федерації

Роговий Л. А.

від Іванова І.І.

682922, м Хабаровськ,

вул. Леніна, будинок 107, кв. 1.

+ 7ХХХХХХХХХХ.

Заява

Прошу надати інформацію про склад сім'ї переселенців Петрова Іллі Трохимовича 1900 р.н. Прибулих Приамурский край село Семенівка в 1928 році з Саратовкой губернії села Новопокровка. Також прошу видати всю наявну про них інформацію.

Запит здійснюється з метою складання родоводу Іванова І.І.

Відповідь прошу надіслати на адресу: 682922, м Хабаровськ, вул. Леніна, будинок 107, кв. 1. [email protected]

01.01.2001 ___________ Іванов І.І.

Співробітники нададуть всю наявну інформацію, можливо без докладного опису. Але в багатьох архівах можна замовити родовід. Така послуга буде платною. Ціна встановлюється внутрішніми актами і залежить від обсягу виконаної роботи.

Соціально-правовий

Подаючи заяву на соціально-правовий запит, необхідно прикріпити відскановану копію трудової книжки, паспорта і вказати інформацію про зміну прізвища, якщо змінювалася.

У Архівний відділ адміністрації МО Приморського краю

від Іванова В. А.

690000 г. Владивосток,

вул. Перемоги, будинок 100, кв. 200.

+ 7ХХХХХХХХХХ

Заява

Прошу підтвердити стаж роботи в Адміністрації Битва на озері району з 10.02.1993 р по 30.01.2001 р Іванова Володимира Олексійовича, 1960 року народження на посаді юриста.

Для надання в Міжрайонної Податкову інспекцію.

Відповідь прошу надіслати на адресу: 690000 г. Владивосток, вул. Перемоги, будинок 100, кв. 200. [email protected]

01.01.2010 ___________ Іванов В.А.

Тематичний

Тематичний запит складається у довільній формі із зазначенням всіх фактів, які ви вважаєте важливими.

У ЦКУ Центральний архів Новгородської області

Петрову І.В.

від Соколова Я.С.

173020 р Новгород,

вул. Леніна, будинок 69, кв. 20.

+ 7ХХХХХХХХХХ

Заява

Прошу надати список князів керуючих Новгородської губернією з 1770 по 1800 рр.

Для написання науково-дослідницької роботи.

Відповідь прошу надіслати на адресу: 173020 р Новгород, вул. Леніна, будинок 69, кв. 20. [email protected]

01.01.2001 ___________ Соколов Я.С.

Документи для скачування (безкоштовно)

як подати

Завдяки інтернету система подачі заяв до державних архівів спростилася Завдяки інтернету система подачі заяв до державних архівів спростилася. Раніше звернення реєстрували при особистому візиті та наявності паспорта. Або надіславши листа поштою, що затягувало робочий процес.

З розвитком мережі МФЦ подати заяву можна в будь-якому відділенні центру. При відвідуванні не забудьте взяти з собою паспорт. У терміналі виберете відповідну послугу для постановки в чергу. Співробітники підкажуть вам як правильно діяти. Послуга надається безкоштовно. Але терміни реєстрації та отримання відповіді збільшаться.

Зараз же, найбільш поширений спосіб - відправлення електронних листів. Він є найшвидшим і надійним на даний момент. Обов'язково вкажіть тему листа, для того щоб співробітники швидко направили запит в роботу до відповідного відділу. До листа прикріпіть заяву.

Другий спосіб, з використанням порталу держпослуг, менш популярний. Але є найнадійнішим. Дійсний тільки для громадян, які пройшли підтвердження облікового запису. У вкладці «Каталог послуг» необхідно вибрати відповідний орган і послугу, далі заповнити всі запропоновані форми і відправити запит.

Якщо виникає складність у відвідуванні архіву розташованого в іншому місті, то можна скористатися інтернетом. На офіційному сайті дізнайтеся фізичний та електронну адресу. І надішліть запит одним із зручних для вас способом.

Пропонуємо вашій увазі відео, на якому розповідається про те, як і куди подавати запит в архів.

Нормативна регламентація

Всі архіви Російської Федерації діють на основі Федерального закону «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22.10.2004 N 125-ФЗ . Встановлює систему зберігання і надання документів, виписок та інформації.

Федеральний закон «Про персональні дані» від 27.07.2006 N 152-ФЗ забороняє розголошення даних без особистої згоди. Тому ви можете бути спокійні за збереження таємниці. За цей же відповідає Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27.07.2006 N 149-ФЗ .

Інформація надається безкоштовно, це регулює Федеральний закон «Про організацію надання державних та муніципальних послуг» від 27.07.2010 N 210-ФЗ . Єдине за що адміністрація архіву може виставити ціну - обробка інформації та складання нового дослідницького праці співробітниками на основі запитуваних документів.

Крім законодавчих актів існують внутрішні накази, статути і постанови, що регулюють роботу співробітників Крім законодавчих актів існують внутрішні накази, статути і постанови, що регулюють роботу співробітників. Правила роботи архівів організацій складені Колегією Росархіву регламентують роботу дрібних архівів.

Загальний принцип роботи архівів це доступність і відкритість. Створені вони були для збереження важливих документів з метою надання їх громадянам за запитом. Однак, існують обмеження щодо доступу деяких матеріалів з встановленим терміном секретності. Це можуть бути документи Архіву МВС, Збройних сил або іменні колекції знаменитих людей передані родичами.