Акт списання матеріалів: що можна списувати, коли і як

1. Що списувати будемо? Які саме об'єкти відображаються в акті
2. Що передує складанню акту списання?
3. Правила складання документа і кілька корисних порад

Зміст:

1. Що списувати будемо? Які саме об'єкти відображаються в акті
2. Що передує складанню акту списання?
3. Правила складання документа і кілька корисних порад

У школах і вузах вчать, що списувати погано. Безумовно це так, але тільки якщо мова не йде про процедуру списання матеріалів у рамках діяльності підприємства. Без правильного оформлення всіх супутніх цьому процесу заходів і складання акту списання матеріалів внутрішньофірмовий облік неможливий. Що ж являє собою цей документ? Як правильно його складати і про що не можна забувати в ході списання?

Що списувати будемо? Які саме об'єкти відображаються в акті

Матеріали з точки зору облікової діяльності фірми - це придбані організацією матеріальні цінності, які відіграють роль засобів виробництва готової продукції або забезпечення технологічного процесу. Фактична собівартість таких цінностей відображається на рахунку 10, обсяг матеріалів, що знаходяться в обороті, - на рахунку 15, відхилення в їх вартості - на рахунку 16.

Якщо виявлено дефект матеріалів, внаслідок чого вони визнані непридатними до подальшого використання у виробничих процесах, ці цінності необхідно списати. Результат такої процедури і знаходить відображення в акті, який, в свою чергу, виступає підставою для складання бухгалтерської довідки.

Що передує складанню акту списання?

Отже, вже з назви документа можна зробити логічний висновок: такий акт списання служить для підтвердження безпосереднього витрати матеріалів, внаслідок чого вони не можуть бути задіяні у виробничому процесі. Незважаючи на те, що законом не встановлена ​​єдина форма бланка цього акту, у відповідній ситуації складати його потрібно обов'язково, щоб не накликати на компанію «гнів» податківців, пильно стежать за кожною зміною обсягу матеріальних цінностей фірм. В цілому зовнішній вигляд документа і його структура розробляються ініціатором списання. Якщо укладач відчуває труднощі, то найпростіше скачати бланк акта списання матеріалів (Зробити це можна прямо тут і зараз) і заповнити його згідно дійсному стану речей.

Що ж необхідно зробити перед заповненням бланка? По-перше, оформити вимога-накладну - відобразити в ній переміщення підлягають списанню матеріалів на склад. Коли цінності опиняться там, їх слід видати зі складу відповідальній особі - і оформити це відповідним чином. Після закінчення другого етапу можна призначати комісію зі списання та складати акт.

Правила складання документа і кілька корисних порад

Незважаючи на відсутність затвердженої форми акта списання матеріалів, ряд правил його складання все ж є. Так, створюється він у єдиному екземплярі, а міститься в ньому наступна інформація:

• дата і місце складання документа;
• перелік членів комісії по списанню (ПІБ в алфавітному порядку і посади цих осіб, причому дані голови виділяються в тексті);
• список підлягають списанню матеріалів;
• загальна сума списання (прописом).

Текст документа повинен починатися з вказівки підстави для його складання (найчастіше це наказ директора, і в цьому випадку в бланку обов'язково прописується номер наказу). Після заповнення акту всі члени комісії повинні поставити свої підписи, а керівник - запевнити підсумковий екземпляр (гриф обмеження доступу до перебуватиме в правому верхньому куті бланка). Якщо документ налічує кілька сторінок, то грифом завіряється тільки перша. Зрозуміти, як це виглядає, допоможе наведений вище зразок акта списання матеріалів.

Що стосується рекомендацій щодо спрощення процедури, то тут варто виділити деякі моменти.

• По-перше, дані про матеріали із зазначенням їх кількості, вартості та причин, за якими цінності були списані, найпростіше оформити у вигляді таблиці.
• По-друге, можна значно скоротити час процедури списання та спростити вид документа, якщо створити комісію з однієї людини. Наскільки це доцільно в контексті фактичного стану справ в організації - вирішувати головному бухгалтеру.

Нарешті, при заповненні формуляра варто уникати канцеляризмів ( «ми, що нижче підписалися" та інших): в сучасному діловодстві вони вважаються поганим тоном.