Обробка і реєстрація вхідних документів
Робота кожного секретаря пов'язана з прийняттям і обробкою вхідної документації. Даний вид діяльності пов'язаний не тільки з сортуванням, але і з реєстрацією і подальшою передачею документів за призначенням. Про те, як правильно підійти до вирішення цих завдань - читайте в нашій статті.
З даної статті ви дізнаєтеся:
- процес обробки вхідної документації;
- реєстрація вхідних документів.
Від того, наскільки швидко і ефективно в організації здійснюється обробка вхідної кореспонденції, залежить ефективність всього документообігу, прийняття управлінських рішень та навіть прибуток компанії. Найчастіше, причиною зривів ділових угод або заходів стає несвоєчасної прочитання вхідної кореспонденції або втрата важливого листа. Саме тому важливо систематизувати процес обробки і реєстрації вхідних документів.
Процес обробки вхідної документації
Кожен секретар повинен взяти за правило щодня перевіряти вхідну кореспонденцію. Причому перевіряти її необхідно особливо ретельно, незалежно від того, яким способом доставки вона потрапила в вашу організацію. Чи не станемо заперечувати, що по більшій частині найбільш важливі листи потрапляють в компанію кур'єрською доставкою або 
поштою першого класу. Такі повідомлення потрібно обробляти і реєструвати відразу ж після їх отримання. Далі слід перевірка всієї іншої пошти. Тепер давайте розглянемо, як саме здійснюється обробка і реєстрація вхідної кореспонденції.
Відмінним варіантом для секретаря буде наявність спеціальної папки або лотка для вхідної кореспонденції. Щодня необхідно переглядати всю інформацію, що надійшла кореспонденцію і сортувати. Саме секретар повинен вміти відрізняти важливі листи від спаму. Варто зауважити, що деякі пропозиції про співпрацю на перший погляд можуть здатися непотрібними. Однак в даному випадку рішення залишається за керівником або начальником відповідного структурного підрозділу. Цілком можливо, що новий партнер принесе вашої компанії додаткову вигоду.
Після того, як сортування листів виконана, спам відправляється в кошик, не піддаючись реєстрації. Всі інші листи необхідно розподілити по їх напрямку: які слід передати в бухгалтерію, які в юридичний відділ, а які на стіл керівнику. Наступний крок: реєстрація.
Відзначимо, що якщо у вашій організації електронний вигляд документообігу, то процес реєстрації і відправки електронної кореспонденції всередині компанії значно спрощується.
Реєстрація вхідних документів
Реєстрація вхідних документів у діловодстві може здійснюватися різними способами. В даному випадку не можна сказати, що якийсь один із способів зручніше або практичніше: тут все залежить від обсягу вхідної кореспонденції і від досвіду самого секретаря.
Нагадаємо, що якщо у вашій компанії використовується журнал реєстрації документів, то терміни зберігання вихідної і вхідної кореспонденції дорівнюватимуть терміну зберігання журналу. Тобто мінімальний термін згідно з Типовим переліком складе 3 роки.
Найпростішим і надійним способом реєстрації вхідних документів на даний момент є журнал реєстрації вхідних документів. З його допомогою можна без праці зареєструвати будь-яку входить ділову папір і з легкістю знайти її, якщо це буде необхідно. При реєстрації використовується стандартний набір реквізитів, який містить:
- реєстраційний номер вхідного документа;
- дата реєстрації (надходження) документа;
- відомості про кореспондента (найменування організації - автора документа; посаду та П.І.Б. особи, яка підписала лист);
- короткий зміст листа;
- спосіб доставки (можна вказати номер поштового відправлення);
- кількість примірників листи;
- відомості про адресата (П.І.Б. та посада особи, на ім'я якого надійшов лист або найменування організації);
- П.І.Б. і посаду співробітника, якому був переданий вхідний документ для прийняття управлінського рішення, ознайомлення або виконання.
Відзначимо, що журнал реєстрації вхідних документів використовується в компаніях з невеликим обсягом документообігу. Це обумовлено тим, що при великому потоці вхідної документації ручне заповнення реєстраційної форми стає скрутним.
Існують різні форми реєстрації документів. Крім журнальної реєстрації, також застосовується карткова форма. При її організації заповнюються реєстраційно-контрольні картки, з яких формуються картотеки. Кожна така картка містить коротку інформацію про документ (дату реєстрації, індекс, короткий зміст і позначку про виконання).
У свою чергу картотеки (як і журнали) можуть поділятися на 2 частини: по виконаним і невиконаним документам. При такій організації дуже легко стежити за виконанням, своєчасно переміщаючи матеріали з однієї картотеки в іншу.
Рекомендуємо матеріали по темі:
- Чи потрібно реєструвати особисту кореспонденцію?
- Правила реєстрації документів
- Діловодство за зверненнями громадян: реєстрація, контроль і зберігання