Види первинної документації
- Які існують види первинної документації
- Як зберігати різні види первинної документації
- Первинна документація в електронному вигляді
Різні види первинної документації є підтвердженням операцій, що здійснюються в рамках бухгалтерського та кадрового обліку. Тому важливо своєчасно здійснювати всі види перевірки первинної документації, щоб уникнути помилок в обліку і організувати їх зберігання, щоб пред'явити їх у разі перевірок правильності цього обліку контролюючими органами. У статті розглядаються питання організації зберігання первинної документації як на паперових, так і на електронних носіях.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- які існують види первинної документації;
- як зберігати різні види первинної документації;
- як оформляється і зберігається первинна документація в електронному вигляді.
Всі види первинної документації, в тому числі, кадрового та бухгалтерського обліку, є підтвердженням його організаційної та господарської діяльності. Важливим питанням є організація зберігання первинних документів як на паперових, так і на електронних носіях інформації.
Які існують види первинної документації
Весь документообіг організації можна умовно поділити на три види: управлінський, кадровий та бухгалтерський (фінансовий). Різні види первинної документації в 2016 році використовуються в кадровому і бухгалтерському документообіг.
Первинна облікова документація - це документи, що фіксують та підтверджують будь-які вихідні відомості або операції, які стосуються організаційної або господарської діяльності підприємства.
Так, якщо мова йде про первинної документації, що відноситься до кадрового обліку, сюди відносяться накази про прийом на роботу, перекладах і звільнення співробітників, їх особисті картки, штатний розклад, графік і накази про надання відпусток; накази про відрядження та посвідчення про відрядження. Тобто, всі документи, на підставі яких здійснюється подальший кадровий облік, збирається і аналізується інформація про кадри, приймаються управлінські рішення.
Технологія роботи з документами. документообіг
До тих видів первинної документації, на підставі яких здійснюється бухгалтерський облік, можна віднести, ті на підставі яких здійснюється, наприклад:
- облік робочого часу;
- облік розрахунків з оплати праці співробітників;
- облік основних засобів і нематеріальних активів;
- облік товарно-матеріальних цінностей і продукції на складі;
- облік матеріалів;
- облік розрахунків готівкою при використанні контрольно-касової техніки при здійсненні торгових операцій;
- облік використання в роботі будівельних машин і механізмів;
- облік торгових і касових операцій;
- облік малоцінних і швидкозношуваних предметів;
- облік результатів інвентаризації;
- платіжні документи;
- акти, рахунки-фактури, накладні та ін.
На питання про те, які існують види первинної документації, можна ще відповісти: зовнішні і внутрішні. До зовнішніх відносяться різного роду платіжні вимоги і доручення, до внутрішніх - бухгалтерські, виконавчі, розпорядчі, кадрові та комбіновані документи.
Первинні документи піддаються кількох видів перевірки, щоб виключити помилки в обліку. Так основні види перевірки первинної документації бухгалтерського обліку - це перевірка правильності оформлення, перевірка законності здійснення операції і арифметична перевірка. Кадрові первинні документи перевіряються на правильність оформлення та достовірність викладених у них відомостей.
Як зберігати різні види первинної документації
Організаційна та господарська діяльність підприємства будь-якої форми власності неминуче супроводжується оформленням безлічі видів первинної документації. Вона необхідна для підтвердження облікових операцій в разі проведення перевірок цієї діяльності контролюючими органами. Природно, постає питання і про те, як зберігати різні види первинної документації. Вимоги до порядку, термінів зберігання та утилізації всіх видів первинної документації встановлюються законами та іншими нормативними актами.
Якщо говорити про первинної документації бухгалтерського обліку, в цьому випадку необхідно керуватися положеннями ст. 17 Федерального закону від 21.11.96 р № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі - Закон № 129-ФЗ), відповідно до якому первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність повинні зберігатися на підприємстві не менше п'яти років . Термін зберігання «первинки» організація може встановити і більший, якщо вважатиме це за необхідне.
Ті види первинної документації, які відносяться до кадрового обліку і діловодства, зберігаються відповідно до вимог, що встановлюються в: 
- Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів їх зберігання, затверджений Наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558 (далі - Перелік);
- Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений Наказом Мінкультури РФ від 31.07.2007 № 1182;
- Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання, затверджений Головархівом СРСР від 15.08.1988.
Первинна документація кадрового обліку, в тому числі особисті справи і особисті картки працівників, накази по особовому складу, різні довідки інформаційного характеру, відповідно до вимог Переліку, повинні зберігається не менше 75 років.
Всі види перевірки первинної документації, що здійснюються контролюючими органами, в тому числі Податкової та Державної трудової інспекціями, перевіряють і наявність ,, і порядок зберігання таких документів. До організації зберігання первинної документації пред'являються загальні вимоги - після обробки вручну вона комплектується за обліковими регістрами в хронологічному порядку і супроводжується інформаційною довідкою для архіву. Залежно від форматів первинної документації, її переплітають або ж зберігають підшивками в окремих папках, щоб уникнути втрати.
Первинна документація кадрового обліку повинна зберігатися відповідно до вимог ст. 87 ТК РФ, згідно з якою роботодавець повинен забезпечити збереження персональних даних працівників, захист від втрати і несанкціонованого доступу до них.
Діловодство в компанії: як взяти під свій контроль. 7 головних кроків
Бухгалтерські облікові первинні документи передаються в архів після закінчення фінансового року. На підприємстві для архівного зберігання документів, як правило, виділяється окреме приміщення або вогнетривкі закриваються шафи. Підприємства, джерела формування державних і муніципальних архівів, передають документацію на зберігання ім. Ті підприємства, які не належать до джерел формування таких архівів, можуть укладати договори і передавати свої документи на зберігання в комерційні архівні компанії.
Первинна документація в електронному вигляді
Закон №129-ФЗ допускає, що складання і зберігання всіх видів первинної документації може здійснюватися в електронному вигляді. Такий формат документів дозволяє істотно скоротити обсяги і швидкість документообігу, полегшити пошук і зберігання. Але тут постає питання про юридичну значущості первинної документації в електронному вигляді.
Юридичну силу будь-якого документу надають відповідність його змісту встановленою формою і оформленню. Тому для оформлення первинної документації на паперових носіях використовуються уніфіковані форми, що мають всі необхідні поля для реквізитів. Основним реквізитом первинного документа в електронному форматі є електронний цифровий підпис, рівнозначна власноручного підпису в документі на паперовому носії інформації.
Друк на кадрових документах
Питання про те, як зберігати різні види первинної документації в електронному вигляді вирішується відповідно до нормативних документів, що регламентують автоматизований кадровий та бухгалтерський облік. Первинна документація в електронному вигляді повинна зберігатися відповідно до вимог, що встановлюються Федеральним законом від 10.01.02 р № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис».