Впровадження 1С: Документообіг в компанії Метал Профіль

1. Про компанію
2. Ситуація до старту проекту
3. Цілі і завдання проекту
4. виконані роботи

Про компанію

Компанія Метал Профіль - провідний виробник тонколистових покрівельних і стінових матеріалів в Росії і СНД, а також систем вентильованих фасадів і сендвіч-панелей. Компанія має 2-рівневу організаційну структуру: 4 філії з підлеглими їм відокремленими підрозділами.
У «Компанію Метал Профіль» входить 15 заводів. Торгова мережа нараховує близько 60 підрозділів.

Ситуація до старту проекту

Виробничі та складські підрозділи «Компанії Метал Профіль» відображають господарські операції, щодня оформляючи первинні документи. У зв'язку з широкою географією і складною структурою виробляють підрозділів і складів, обсяг первинної документації чималий. За 2015 рік всього було складено більше 3 млн. Примірників первинних облікових документів, пов'язаних з випуском готової продукції і складським рухом ТМЦ.

Обсяг документів перевищив межу адміністрування документообігу (контроль за правильністю оформлення, за наявністю документів, за їх зберіганням) колишніми кадровими ресурсами. При цьому керівництвом компанії розширення штату співробітників бухгалтерії не розглядалося. Архіви паперових документів стали займати корисні виробничі площі. Виникали проблеми з первинними виробничо-складськими документами.

У 2013 році компанія перейшла на юридично значимий електронний документообіг з зовнішніми контрагентами. Проект був успішним, і в даний час набирає обертів, оскільки все більше організацій приєднуються до ЕДО. Тому виникла ідея перевести в електронний вигляд первинні облікові документи, які оформляються всередині компанії.

Цілі і завдання проекту

Мета проекту - побудова системи елетронній документообігу в виробничо-складських підрозділах компанії і інтеграція системи з продуктом "1С: Управління виробничим підприємством".

завдання:

• документування господарських операцій в виробничо-складських підрозділах компанії в електронному вигляді із застосуванням електронних підписів;
• контроль підписання документів обліку всіма підписантами на програмному рівні;
• повна відмова від формування первинних облікових документів на паперових носіях, перехід до безпаперової бухгалтерії для подальшого створення ОЦВ;
• підвищення прозорості документообігу, зниження витрат і трудовитрат на його створення, супровід і зберігання, виключення дублюючих функцій в підрозділах при формуванні та перевірці документів;
• можливість надавати електронні документи стороннім користувачам за запитами, в т. ч. контролюючим органам і в суд;
• незмінність електронного документа після його підписання уповноваженими особами.

виконані роботи

Одна з умов, яке фахівці компанії висували при виборі програмного продукту для автоматизації документообігу: для користувачів функціонал повинен був володіти високим рівнем юзабіліті, тобто це не повинен бути складним. Користувачі повинні працювати в звичному для них програмному середовищі. Оскільки в компанії Метал Профіль впроваджені і успішно використовуються інші програмні продукти «1С», то кращим продуктом для вирішення цього завдання став «1С: Документообіг».

У компанії була впроваджена система «1С: Документообіг КОРП», автоматизовано 800 робочих місць. Налаштована безшовна інтеграція «1С: Документообіг КОРП» з «1С: Управління виробничим підприємством», яка дозволяє в СЕД автоматично запускати бізнес-процес обробки і підписання електронно-цифровим підписом (ЕЦП) документ, створений в обліковій системі ( «1С: Управління виробничим підприємством »).

Малюнок 1. Загальна схема взаємодії компонентів системи

1.1. Завантаження та актуалізація нормативно-довідкової інформації з системи «1С: Управління виробничим підприємством» (ХБ8) в «1С: Документообіг 8 КОРП» (ДО).

1.2. Завантаження та актуалізація складів і виробничих підрозділів з баз «1С: Управління виробничим підприємством» (ТП8) в «1С: Документообіг 8 КОРП» (ДО).

2.1. Вивантаження документів для підписання з баз «1С: Управління виробничим підприємством» (ТП8) (формування внутрішніх документів в «1С: Документообіг 8 КОРП» (ДО)).

2.2. Старт процесу підписання документа в «1С: Документообіг 8 КОРП» (ДО) з автоматичним визначенням підписантів.

2.3. Виконання підписання (як при роботі в «1С: Управління виробничим підприємством» (ТП8), так і при роботі в «1С: Документообіг 8 КОРП» (ДО)).

Особливості та унікальність проекту

Проект був виконаний у стислі терміни, всього за 6 місяців. В ході проекту вирішена вузька прикладна задача юридично значущого підписання документів матеріально-відповідальними особами, а також методологія ведення юридично-значущого документообігу.

Інтеграція: створення документа в «1С: Управління виробничим підприємством», міграція в «1С: Документообіг», автоматичний запуск бізнес-процесу проходження документа по всім відповідальним особам і підписання ЕЦП. На базі «1С: Документообіг» створений зручний електронний архів, який забезпечує надійне зберігання і швидкий пошук документів виробничо-складських підрозділів.

Завдяки безшовної інтеграції програмних продуктів співробітники компанії працюють в звичній для них програмою - «1С: Управляем підприємством», в якій бачать журнал документів зі статусами підписання.

результати проекту

• Первинні облікові документи своєчасно сформовані і підписані матеріально-відповідальними особами.
• Дані первинних облікових документів повністю відповідають даним бухгалтерського обліку - виконується контроль на програмному рівні.
• Створено зручний електронний архів з швидким пошуком необхідних документів.
• Налаштовані засоби контролю для керівників підрозділів і бухгалтерів за підписанням електронних документів.

Ефект від впровадження

Впровадження системи «1С: Документообіг» дозволило скоротити витрати компанії на 23 млн. Рублів: 7,5 млн. Рублів - на канцелярські витрати, 15,5 млн. Рублів - на заробітну плату та внески до фондів обов'язкового страхування.

відгук

"Одна з умов, яку ми висували при виборі програмного продукту для автоматизації документообігу: для користувачів функціонал повинен був володіти високим рівнем юзабіліті, тобто це не повинно бути складно, користувачі повинні працювати в звичному для них програмному середовищі".

публікації

"Створення системи документообігу в виробничо-складських підрозділах Компанії Метал Профіль", кейс "1С: Консалтинг"